Cree cientos de documentos combinados. Haga este trabajo una vez creando plantillas (carta cumpleaños, felicitación navidad, avisos, …) y utilice cada documento en combinación con los datos de uno o varios clientes
El diseño de documentos combinados se divide principalmente en dos tareas
- A. Crear documento, empezando con uno en blanco o duplicando un documento que ya existe e incluir en el documento los datos del cliente (Nombre, apellidos, teléfono, dirección, país, provincia, …).
- B. Diseño. Consiste en abrir el documento en Microsoft Word, para añadir textos, imágenes y ubicar las cajas que mostrarán los datos del cliente en la ubicación deseada dentro del documento que está creando.
A. Crear documento
Siga estos pasos:
- Abrir Documentos combinados. Menú principal → Mediador → Documentos combinados
- En la ventana que se abre, arriba a la izquierda sobre Directorio A, despliegue la lista y elija la opción Documento\Cliente-Tomador.
- En el Directorio B, seleccione el archivo Cliente-Carta.doc y haga clic en el botón ‘Duplicar’ para aprovechar el formato y texto del documento Cliente-carta.doc.
- En la ventana Duplicar fichero, escriba el nombre del nuevo fichero (Ej. Felicitación de cumpleaños, Felicitación de navidad, etc.) y haga clic en ‘Aceptar’.
- Ahora sobre la lista de documentos de la derecha, haga clic sobre el documento que acaba de crear y haga clic en ‘Mover’ y luego en ‘Sí’, para llevarlo al Directorio A (Documento\Cliente-Tomador).
- Hecho esto, haga clic sobre el documento en la lista de la izquierda y luego clic en botón ‘Diseñar’.
- Cuando se abra la ventana Diseñar documento, despliegue la lista ‘Documento para’ y seleccione ‘Cliente-Tomador’.
- En la pestaña ‘Disponibles/Incluidos’ marque/desmarque los datos quiera incluir/excluir para el documento que está diseñando.
- Una vez halla terminado, haga clic en el botón Guardar, luego Aceptar y ‘Cerrar’.
B. Diseño
Consiste en abrir el documento en Microsoft Word, para añadir textos, imágenes e ubicar las cajas que mostrarán los datos del cliente en la ubicación deseada dentro del documento que está creando.
Para abrir el documento en Word haga esto:
- Abrir Documentos combinados. Menú principal → Mediador – Documentos combinados
- Seleccione el directorio y luego marque el documento sobre el que va a trabajar.
- Haga clic en ‘Abrir’ o pulse ‘ALT +A’ para abrir el documento en Word.
- Modifique el contenido del documento: textos, imágenes, tipos de fuentes, colores, tablas, …
En Microsoft Word, para cambiar la ubicación de las cajas de datos del cliente (nombre, apellidos, teléfono, …), haga clic sobre ellas y arrástrelas hasta la posición que desee dentro del documento. - Para finalizar el diseño, guarde los cambios.
Probar el documento combinado con datos de cliente
Para imprimir el documento combinado y ver que el resultado que obtiene haga lo siguiente:
- Abrir Clientes Menú principal → CRM → Clientes
- Marque un cliente de la lista y haga clic en ‘Enviar’ o pulse ‘ALT+V’.
- En la ventana Enviar documento, haga clic en la caja Documento y sobre la lista que se despliega seleccione el documento que ha creado en el apartado anterior.
- Ahora haga clic en ‘Imprimir’ o pulse ‘ALT+I y luego clic en ‘Sí’.
- Observe como Mediator muestra ventana con el proceso para combinar los datos del cliente con el Documento seleccionado y
Nota: Para utilizar la opción de Documentos combinados necesita tener instalado en su ordenador Microsoft Word.
Atención: No cierre Microsoft Word, mientras tenga abierto Mediator.